Privacyverklaring

Versie: 25 augustus 2025

Er is ook een PDF-versie van deze privacyverklaring beschikbaar.

Zorgvuldig omgaan met privacygevoelige gegevens is ook voor de Biologie Olympiade belangrijk. Daarom leggen we graag zo helder en kort mogelijk uit welke gegevens we voor de verschillende wedstrijdronden van docenten en leerlingen verzamelen, waarom we deze gegevens nodig hebben en hoe we hier verder mee omgaan.
We voldoen hierbij aan de Algemene Verordening Persoonsgegevens die op 25 mei 2018 actief werd. De Stichting Biologie Olympiade Nederland is verantwoordelijk voor de verwerking en kan hierover altijd worden benaderd via info@biologieolympiade.nl.

Algemene richtlijnen

De volgende richtlijnen gelden in alle gevallen:

• Er worden alleen gegevens verzameld die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de wedstrijdactiviteiten (een zogenaamd “gerechtvaardigd belang”), of waarvoor expliciete toestemming is gegeven;
• Verzamelde gegevens worden nooit zonder toestemming openbaar gemaakt, of doorgegeven aan andere partijen;
• Gegevens worden alleen bewaard zolang ze nodig zijn en worden na gebruik zorgvuldig verwijderd, met uitzondering van gegevens ten behoeve van statistieken;
• Digitale gegevens zijn goed beveiligd: onze website gebruikt als het nodig is een versleutelde verbinding (SSL) en online databanken zijn goed afgeschermd;
• De toegang tot verzamelde gegevens is in de basis beperkt tot de bestuursleden van de stichting en vrijwilligers verbonden aan de stichting via een vrijwilligersovereenkomst, tenzij hieronder anders beschreven.
• Wanneer we meer gegevens nodig hebben dan hieronder beschreven, geven we dit duidelijk aan in onze communicatie.

Van online opgeslagen data worden offline reservekopieën bewaard en daarnaast worden automatisch online reservekopieën gemaakt door onze webhost.

Voor docenten

Als docent bent u ons belangrijkste aanspreekpunt voor de wedstrijd. We hebben daarom een naam, e-mailadres en telefoonnummer van u nodig. Hiermee kunnen wij u vermelden in de uitslag (naam), u uitnodigen voor deelname en u de toets en uitslag opsturen (e-mail) en met spoed contact opnemen als er bijvoorbeeld resultaten missen (telefoon).
Uw telefoonnummer wordt na twee jaar zonder deelname verwijderd. Uw e-mailadres verwijderen wij na vijf jaar zonder deelname (of wanneer u hier eerder om vraagt), zodat wij u in de tussentijd nog kunnen benaderen voor hernieuwde deelname. Uw naam en schoolnaam blijven aanwezig in de uitslagen, die als zodanig voor onbepaalde tijd bewaard blijven voor statistische doeleinden.
Zonder bovenstaande gegevens, is het niet mogelijk om deel te nemen aan de wedstrijd. Bij registratie vragen wij u verder om toestemming of wij u incidenteel mogen benaderen met berichten van onze sponsoren, specifiek bestemd voor de doelgroep van olympiade-docenten. Deze toestemming kan op ieder moment weer worden ingetrokken.

Voor leerlingen

Voorronde
Als leerling ben je deelnemer aan de wedstrijd, dus moeten we weten wie je bent. Op de voorronde schrijf je daarom je naam, klas, naam van je docent en naam van je school. Je docent geeft deze gegevens via een beveiligde online omgeving aan ons door, samen met je behaalde score. De klas hebben we nodig omdat de wedstrijd is ingedeeld in verschillende categorieën. Deze gegevens verwerken wij tot een uitslag. Van leerlingen die door zijn naar de tweede ronde en finale zetten we deze gegevens op onze website. De gegevens van de overige leerlingen worden voor onbepaalde tijd bewaard voor statistische doeleinden en worden niet gepubliceerd.
Als je jouw naam niet wilt doorgeven aan ons, dan is het niet mogelijk om mee te doen aan de wedstrijd. Meld dit tijdig aan je docent, zodat je naam niet wordt opgestuurd door je docent.

Tweede ronde & finale
Vanaf de tweede ronde willen we graag direct contact met je en daarvoor vragen we je om je te registreren. We vragen hierbij om een e-mailadres, een telefoonnummer en telefoonnummer in geval van nood (bijv. in verband met de uitslag, of wanneer er op locatie iets mis gaat en we je ouders/verzorgers willen bereiken), en je dieetwensen inclusief eventuele allergieën om geschikte catering te regelen.
Als je door bent naar de finale vragen we om aanvullende gegevens. Het gaat om een postadres voor het opsturen van studiemateriaal of ons programmaboekje, een t-shirtmaat en een persoonlijk stukje tekst met pasfoto ten behoeve van het programmaboekje. Voor de bovenbouw vragen een bevestiging dat je jonger bent dan 20 jaar, omdat dit een voorwaarde is voor deelname.
Van sommige van bovenstaande gegevens zal het nodig zij dat wij deze delen met de gastheer van de tweede ronde en de finale. Dit betreft in ieder geval de dieetwensen voor de catering en je naam voor het regelen van toegang bij sommige gastheren. Voor andere gegevens zullen we eerst om je toestemming vragen voor deze delen met de gastheer. Bovenstaande gegevens worden door ons bewaard tot hooguit het einde van het kalenderjaar waarin de wedstrijdcyclus waaraan jij hebt meegedaan is afgerond . Hierna worden ze verwijderd, met uitzondering van de namen, telefoonnummers en e-mailadressen van de finalisten. Deze worden voor onbepaalde tijd bewaard voor alumnidoeleinden. Voor de bovenbouw worden deze gegevens gedeeld met de Stichting voor Alumni der Biologie Olympiade “Rubisco”. Als leerlingen verder contact niet op prijs stellen kunnen zij dit aan Rubisco laten weten en zal hun e-mailadres worden verwijderd (opt-out).

Internationaal
Wij regelen voor jou alle zaken voor deelname aan de internationale olympiade, inclusief het boeken van de reis, een eventuele visumaanvraag, het verblijf en de wedstrijdregistratie. Als je mee mag vragen we daarom om aanvullende identificatiegegevens (paspoort of identiteitskaart), eventuele relevante verzekeringsinformatie en andere informatie die noodzakelijk is voor de registratie.  Deze gegevens worden logischerwijs ook gedeeld met de betreffende instanties. Bovengenoemde gegevens worden na afloop van de internationale wedstrijd verwijderd.
Let op dat de internationale olympiade buiten de EU kan plaatsvinden. Volgens de geldende wetgeving zal dit gastland ook moeten voldoen aan de EU-wetgeving. Het is de verantwoordelijkheid van de organisatie in het gastland om te zorgen voor een correcte verwerking van de persoonsgegevens.

Foto- en videomateriaal

Van de verschillende wedstrijdronden op locatie worden foto- en/of video-opnames gemaakt om zo verslag te leggen van deze evenementen. Dit beeldmateriaal wordt verwerkt en gesloten gedeeld met de aanwezigen. Er worden daarnaast beperkt foto’s en video’s gepubliceerd op de sociale media van de olympiade (Facebook, Instagram en LinkedIn) en de olympiadewebsite.
Van de winnaars van de wedstrijd wordt een persfoto gemaakt die naast publicatie op bovenstaande platforms ook wordt verspreid onder nieuwsinstanties. Voor bovengenoemde publicatie van beelden waarop deelnemers herkenbaar zijn, wordt door de deelnemer toestemming verleend door het ondertekenen van het inschrijfformulier. Voor het publiceren op andere locaties, zal eerst toestemming worden gevraagd aan de geportretteerden. In overleg kunnen deelnemers altijd aangeven dat beelden waarop zij geportretteerd zijn niet gepubliceerd zullen worden.

Toegang en opslag

We zorgen ervoor dat de door ons verzamelde persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor de mensen die deze nodig hebben. In de basis hebben alle bestuursleden van de stichting toegang tot alle gegevens. Vrijwilligers aangesloten bij de stichting via een vrijwilligersovereenkomst die bijvoorbeeld helpen bij het maken van het programmaboekje, of die toetsen krijgen toegang tot de gegevens die nodig zijn hun werkzaamheden uit te voeren.
Voor de activiteiten op locatie (tweede ronde, finale, internationale) is het waarschijnlijk dat wij enkele persoonsgegevens moeten doorgeven aan de gastheer. Om welke gegevens dit gaat is hierboven per wedstrijdronde beschreven.
Voor de opslag en verwerking van digitale gegevens maken wij gebruik van meerdere systemen die allen adequaat beveiligd zijn. Het gaat om onze eigen website gehost door TransIP, Dropbox en Google Drive voor de uitwisseling van bestanden tussen bestuursleden en met vrijwilligers en een server in eigen beheer voor archiefopslag.

Rechten

De AVG geeft iedereen bepaalde rechten met betrekking tot de verwerking van diens persoonsgegevens, zoals het recht op inzage van de verzamelde gegevens en het recht op wijziging en verwijdering hiervan. Neem contact op met privacy@biologieolympiade.nl als u gebruik wilt maken van deze rechten. Let op dat bij de uitoefening van sommige rechten, zoals het verwijderen van persoonsgegevens, in sommige gevallen deelname aan de wedstrijd niet meer mogelijk is.
Mocht er onenigheid ontstaan over een privacygerelateerde kwestie, dan kan er een klacht worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens.