Privacyverklaring

Versie: 29 september 2018

Er is ook een PDF-versie van deze privacyverklaring beschikbaar.

Zorgvuldig omgaan met privacygevoelige gegevens is ook voor de Biologie Olympiade belangrijk. Daarom leggen we graag zo helder en kort mogelijk uit welke gegevens we voor de verschillende wedstrijdronden van docenten en leerlingen verzamelen, waarom we deze gegevens nodig hebben en hoe we hier verder mee omgaan.
We voldoen hierbij aan de Algemene Verordening Persoonsgegevens die op 25 mei 2018 actief werd. De Stichting Biologie Olympiade Nederland is verantwoordelijk voor de verwerking en kan hierover altijd worden benaderd via info@biologieolympiade.nl.

Algemene richtlijnen

De volgende richtlijnen gelden in alle gevallen:

• Er worden alleen gegevens verzameld die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de wedstrijdactiviteiten (een zogenaamd “gerechtvaardigd belang”), of waarvoor expliciete toestemming is gegeven;
• Verzamelde gegevens worden nooit zonder toestemming openbaar gemaakt, of doorgegeven aan andere partijen;
• Gegevens worden alleen bewaard zolang ze nodig zijn en worden na gebruik zorgvuldig verwijderd, met uitzondering van gegevens ten behoeve van statistieken;
• Digitale gegevens zijn goed beveiligd: onze website gebruikt als het nodig is een versleutelde verbinding (SSL) en online databanken zijn goed afgeschermd;
• De toegang tot verzamelde gegevens is in de basis beperkt tot de bestuursleden van de stichting.

Van online opgeslagen data worden offline reservekopieën bewaard en daarnaast worden automatisch online reservekopieën gemaakt door onze webhost.

Voor docenten

Als docent bent u ons belangrijkste aanspreekpunt voor de wedstrijd. We hebben daarom een naam, postadres, e-mailadres en telefoonnummer van u nodig. Hiermee kunnen wij u vermelden in de uitslag (naam), u uitnodigen voor deelname en u de toets en uitslag opsturen (e-mail), met spoed contact opnemen als er bijvoorbeeld resultaten missen (telefoon), of studiemateriaal voor de leerlingen toesturen wanneer dit noodzakelijk is (postadres). U mag ook een postadres van school opgeven.
Uw telefoonnummer en postadres zullen na twee jaar zonder deelname worden verwijderd. Het e-mailadres verwijderen wij na vijf jaar zonder deelname (of wanneer u hier eerder om vraagt), zodat wij u in de tussentijd nog kunnen benaderen voor hernieuwde deelname. Uw naam en schoolnaam blijven aanwezig in de uitslagen, die als zodanig voor onbepaalde tijd bewaard blijven voor statistische doeleinden.
Wanneer u bovengenoemde gegevens niet wilt verstrekken, is het niet mogelijk om deel te nemen aan de wedstrijd.
Bij registratie vragen wij u verder om toestemming of wij u incidenteel mogen benaderen met berichten van onze sponsoren, specifiek bestemd voor de doelgroep van olympiade-docenten. Deze toestemming kan op ieder moment weer worden ingetrokken.

Voor leerlingen

Voorronde
Als leerling ben je deelnemer aan de wedstrijd, dus moeten we weten wie je bent. Op de voorronde schrijf je daarom je naam, klas, naam van je docent en naam van je school. Je docent geeft deze gegevens via een beveiligde online omgeving aan ons door, samen met je behaalde score. De klas hebben we nodig omdat de wedstrijd is ingedeeld in verschillende categorieën. Deze gegevens verwerken wij tot een uitslag. Van leerlingen die door zijn naar de tweede ronde en finale zetten we deze gegevens op onze website. De gegevens van de overige leerlingen worden voor onbepaalde tijd bewaard voor statistische doeleinden.
Als je jouw naam niet wilt doorgeven aan ons, dan is het niet mogelijk om mee te doen aan de wedstrijd. Meld dit tijdig aan je docent, zodat hij/zij niets opstuurt.

Tweede ronde & finale
Vanaf de tweede ronde willen we graag direct contact met je en daarvoor vragen we je om je te registreren. We vragen hierbij om een e-mailadres, een telefoonnummer en telefoonnummer in geval van nood (bijv. in verband met de uitslag, of wanneer er op locatie iets mis gaat en we je ouders/verzorgers willen bereiken), en je dieetwensen om geschikte catering te regelen.
Op de tweederondetoets vragen we je om aanvullende gegevens voor het geval je de finale bereikt. Het gaat bijvoorbeeld om een postadres voor het opsturen van studiemateriaal of een programmaboekje, een t-shirtmaat en een bevestiging dat je jonger bent dan 20 jaar (dat is in de bovenbouw een voorwaarde voor deelname). Als je door bent naar de finale vragen we je ook een persoonlijk stukje en een pasfoto aan te leveren voor in het programmaboekje.
Van sommige van bovenstaande gegevens zal het nodig zij dat wij deze delen met de gastheer van de tweede ronde en de finale. We informeren je tijdig over de details van deze afspraken.
Bovenstaande gegevens worden door ons bewaard tot hooguit het einde van het schooljaar. Hierna worden ze verwijderd, met uitzondering van de namen en e-mailadressen van de 20 finalisten. Deze worden voor onbepaalde tijd bewaard voor alumnidoeleinden. Voor de bovenbouw worden deze gegevens gedeeld met de Stichting voor Alumni der Biologie Olympiade “Rubisco”. Als leerlingen verder contact niet op prijs stellen kunnen zij dit aan Rubisco laten weten en zal hun e-mailadres worden verwijderd (opt-out).

Internationaal
Wij regelen voor jou alle zaken voor deelname aan de internationale olympiade, inclusief het boeken van de reis, een eventuele visumaanvraag, het verblijf en de wedstrijdregistratie. Als je mee mag vragen we daarom om aanvullende identificatiegegevens (paspoort of identiteitskaart), eventuele relevante verzekeringsinformatie en andere informatie die noodzakelijk is voor de registratie. Deze gegevens worden logischerwijs ook gedeeld met de betreffende instanties.
Bovengenoemde gegevens worden na afloop van de internationale wedstrijd verwijderd.
Let op dat de internationale olympiade buiten de EU kan plaatsvinden. Het is de verantwoordelijkheid van de organisatie in het gastland om te zorgen voor een correcte verwerking van de persoonsgegevens die wij aanleveren.

Foto- en videomateriaal

Van de verschillende wedstrijdronden op locatie worden foto- en/of video-opnames gemaakt om zo verslag te leggen van deze evenementen. Dit beeldmateriaal wordt verwerkt en daarna gesloten gedeeld met de betreffende aanwezigen. Er worden daarnaast beperkt foto’s en video’s gepubliceerd op de sociale media van de olympiade (Facebook, Instagram en Twitter) en de olympiadewebsite.
Voor het maken van beeldopnames wordt vooraf toestemming gevraagd aan alle deelnemers en aanwezigen. Zonder toestemming dragen wij er zorg voor dat deze deelnemers niet herkenbaar zijn op gepubliceerde foto’s.
Van de winnaars van de wedstrijd wordt een persfoto gemaakt die wordt gepubliceerd op de bovengenoemde locaties en die wordt verspreid onder nieuwsinstanties.

Toegang en opslag

We zorgen ervoor dat de door ons verzamelde persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor de mensen die deze nodig hebben. In de basis hebben alle bestuursleden van de stichting toegang tot alle gegevens. Met vrijwilligers die bijvoorbeeld helpen bij het maken van het programmaboekje, of die toetsen nakijken worden specifieke afspraken gemaakt tot welke gegevens zij toegang hebben en wat zij daarmee mogen doen (een verwerkersovereenkomst).
Voor de activiteiten op locatie (tweede ronde, finale, internationale) is het waarschijnlijk dat wij enkele persoonsgegevens moeten doorgeven aan de gastheer. Omdat de gastheren wisselen is het niet vast te leggen welke gegevens dit zijn. We informeren de betrokkenen hier tijdig over.
Voor de opslag en verwerking van digitale gegevens maken wij gebruik van meerdere systemen die allen adequaat beveiligd zijn. Het gaat om onze eigen website gehost door Versio, Dropbox en Google Drive voor de uitwisseling van bestanden tussen bestuursleden en met vrijwilligers en een server in eigen beheer voor archiefopslag.

Rechten

De AVG geeft iedereen bepaalde rechten met betrekking tot de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens, zoals het recht op inzage van de verzamelde gegevens en het recht op wijziging en verwijdering hiervan. Neem contact op met privacy@biologieolympiade.nl als u gebruik wilt maken van deze rechten. Let op dat bij de uitoefening van sommige rechten, zoals het verwijderen van persoonsgegevens, in sommige gevallen deelname aan de wedstrijd niet meer mogelijk is.
Mocht er onenigheid ontstaan over een privacygerelateerde kwestie, dan kan er een klacht worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens.